Nom du poste




Un (01) Chef de bureau (secrétaires bilingues) (Abuja, Nigeria)

Taches à exercer




Une structure recrute: Un (01) Chef de bureau (secrétaires bilingues) (Abuja, Nigeria)


Mission:
§ Gestion de l'emploi du temps du superviseur: gérer le journal et les horaires du superviseur, organiser et gérer les rendez-vous; recevoir et accueillir les visiteurs; faire des appels téléphoniques; vérifier les appels entrants pour s'assurer de leur importance et de la possibilité de répondre ou de les transférer au superviseur.

§ Gestion administrative: organiser des réunions; recevoir, rédiger, dactylographier et faire le suivi des lettres administratives; réserver des salles de réunion; demander et fournir des fournitures au bureau.

§ Gestion du courrier et des documents: créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants; assurer l'archivage et le classement en ligne des documents à l'aide du logiciel ECM pour une extraction facile en cas de besoin; gérer les documents (entrants et sortants, classement des lettres); assurer le suivi des documents soumis pour signature ou approbation.

§ Compétences informatiques: Connaissance de Ms Office, ECM et des autres logiciels Ecolink lorsque cela est possible. Démontrer ses compétences en traitement de texte en anglais, français et / ou portugais.

§ S'acquitter de toute autre tâche assignée par le superviseur


Conditions à remplir




Profil recherché:
§ HND ou équivalent en secrétariat ou en administration ou dans un domaine connexe provenant d'une institution supérieure reconnue;
§ 6 ans d'expérience dans les services administratifs et de secrétariat;
§ Bon jugement et capacité de prendre des décisions raisonnables avec peu de supervision;
§ Connaissance des logiciels connexes et des systèmes de classement ECM pertinents ainsi que des procédures, directives et processus relatifs à la correspondance pour la préparation et l'utilisation de documents administratifs et de modèles.
-Avoir moins de 50 ans. Cette disposition ne s'applique pas aux candidats internes.

COMPETENCES CLES DE LA STRUCTURE
§ Capacité à formuler des suggestions sur la base de ses propres observations qui amélioreront la manière dont le travail est accompli et dirigent avec confiance leur mise en œuvre, comme demandé;
§ Expérience de travail efficace en tant que membre d'une équipe, en tant que membre d'une équipe d'encadrement et en tant que leader dans des discussions et / ou en remplacement d'autres rôles principaux, selon les besoins;
§ Capacité à soutenir l'équipe en se tenant au courant de ses initiatives, événements et besoins, en assistant les chefs d'équipe selon les besoins;
§ Capacité à travailler sous pression et à être fiable pour obtenir des résultats;
§ Aptitude à assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances et à participer régulièrement et de manière indépendante à des activités d'auto-évaluation
§ Capacité à développer et à entretenir les compétences et l'expertise nécessaires pour jouer efficacement son rôle
§ Excellentes éthique de travail, positivité, motivation, flexibilité et aptitude à résoudre les problèmes pour effectuer des tâches associées au poste;
§ Capacité à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes de routine et à formuler des recommandations pour améliorer la qualité / la quantité des services fournis aux clients;
§ Désir ardent d'aider les autres dans diverses situations présentant un intérêt pour leur propre lieu de travail et de s'adresser à la personne appropriée pour obtenir de l'aide si nécessaire;
§ Capacité à travailler en équipe pour formuler les besoins des clients;
§ Capacité de gérer son propre temps efficacement et de respecter les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités assignées.
§ Comprend comment accéder aux ressources ou aux services internes pour renforcer la conscience culturelle et cherche activement à améliorer les compétences multiculturelles lorsqu’il interagit avec d’autres personnes d’origines culturelles et linguistiques différentes, en particulier en Afrique de l’Ouest;
§ Capacité à écouter attentivement les idées, demandes et préoccupations des personnes et à comprendre, intérioriser et développer les compétences en gestion de la diversité conformément aux règles / politiques de la structure;
§ Capacité et responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d'activité;
§ Capacité à reconnaître les idées préconçues et les stéréotypes de certains groupes et de certains individus et à adopter avec succès des comportements inclusifs et adaptés à la culture;
§ Compréhension de base du mandat des organisations de la structure et de ses fonctions, en particulier celles de sa propre institution / agence;
§ Connaissance des procédures et pratiques de routine de la structure en ce qui concerne les responsabilités assignées et les outils de travail;
§ Capacité à appliquer les normes de la structure pour l'envoi de courriers électroniques et d'autres tâches de routine et à conserver des enregistrements et des informations concernant le travail attribué conformément aux règles et règlements;
§ Aptitude à appliquer les procédures de la structure relatives aux tâches et à démontrer une compréhension suffisante des systèmes, processus, règles et / ou normes associés pour expliquer leur nécessité et en identifier les erreurs et les conséquences.
§ Compétences en calcul avec la capacité de collecter, rassembler, classer et résumer des données en suivant des instructions simples et claires.
§ Capacité à innover avec des procédures établies dans le but d'améliorer les performances et / ou les résultats;
§ Capacité à détecter et à corriger les erreurs et à conserver des enregistrements précis d'indicateurs / informations simples;
§ Capacité à rassembler et à organiser des informations et des données de manière simple et compréhensible.
§ Capacité à fournir des informations précises et complètes au superviseur / collègues / clients sur demande, en faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie;
§ Capacité à utiliser des ordinateurs dotés de compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des feuilles de calcul, des bases de données, des réseaux intranet / intranet, de la messagerie électronique et des médias sociaux
§ Aptitude à lire / écouter, comprendre les instructions de routine et à les exécuter avec une supervision limitée;
§ Capacité à rédiger des textes clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects dans les trois langues officielles de la structure et à posséder des compétences linguistiques équivalentes.
§ Capacité à aborder les problèmes avec les autres de manière franche, polie, rapide et simple;
§ maîtrise des technologies de l'information et de la communication (TIC);
§ Maîtrise des expressions orales et écrites dans l'une des langues officielles de la structure (anglais, français et portugais). La connaissance d'un autre sera un atout supplémentaire.
§ Capacité à organiser des tâches de travail de routine, à identifier des solutions pour faire face à des priorités conflictuelles ou à des incertitudes dans l'exécution de tâches nouvelles ou en évolution;
§ Capacité à élaborer des objectifs de travail et à identifier les étapes nécessaires pour les atteindre;
§ Capacité à comprendre et à contribuer aux objectifs de l'équipe ou de l'unité de travail selon les directives du superviseur;
§ Capacité à travailler au sein de pratiques de bureau bien établies et à équilibrer des tâches multiples dans des délais impartis.




Lieu de travail




Abuja, Nigeria


Pièces à fournir




Dossier de candidature:
Un curriculum vitae et la copie des diplômes requis

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Date limite




29-1-2020


Lieu de dépôt de dossier










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